Hoe u met Smart Customisation de projectdruk vermindert

Door de offertefase slim in te richten (Smart Customisation) is zo’n chaotische communicatie verleden tijd. Uw projecten zullen niet alleen vlotter verlopen, uw medewerkers, het bedrijf en uw klanten zullen er ook van profiteren.

Dit gaat er nu vaak mis

Bij de meeste bedrijven zitten de klant en sales in de eerste fase samen. Ze werken ideeën uit en bezorgen de engineeringsafdeling hun projectvoorstel en extra aanvullingen uitgewerkt op papier, mondeling of per e-mail.

Doordat de informatie zo verspreid wordt doorgegeven verspillen de engineers nodeloos veel tijd aan het bij elkaar zoeken van alle informatie. Daar komt nog eens bij dat engineering en sales niet altijd dezelfde termen gebruiken, dat deadlines te krap genomen worden om de klant over de streep te trekken en dat het bij sales vaak aan technische kennis ontbreekt.

Het gevolg hiervan is dat de beloofde oplevering voor de klant onrealistisch is. Dat is natuurlijk geen leuk nieuws om te brengen naar de klant, waardoor het stressniveau van uw medewerkers hoog oploopt. En uiteraard is het grootste slachtoffer uw klant zelf.

De samenwerking tussen sales en engineering loopt niet altijd van een leien dakje.

Wat standaardisatie voor uw bedrijf kan betekenen

De communicatie kan aanzienlijk verbeterd worden als u binnen uw bedrijf gaat werken met vooraf gedefinieerde bouwstenen, of macro’s zoals wij deze bij EPLAN ook wel noemen.

Deze bouwstenen worden van tevoren door engineering gedefinieerd, in overleg met sales. Dankzij deze bouwstenen weten zowel sales als engineering altijd precies waar ze over spreken en is het zeker dat een ontwerp technisch haalbaar is. Dankzij deze duidelijke bouwstenen wordt het voor sales bovendien makkelijker om een project te verkopen.

Aan elke functie kan een vaste prijs gekoppeld worden, waardoor sales makkelijk en snel offertes kan maken. Engineering kan dankzij deze bouwstenen snel een basisconcept ontwerpen en dit daarna verder uitwerken.

Dankzij deze standaardisatie weet sales dus wat ze moeten en kunnen verkopen en bij engineering weten ze precies wat ze moeten maken. Hierdoor gaat minder tijd verloren en worden deadlines haalbaarder. Met als gevolg dat de werkdruk vermindert en uw medewerkers – maar ook uw klanten – gelukkiger worden.

Ontdek alle voordelen voor uw medewerkers en bedrijf

Klinkt het bovenstaande al als een grote verbetering van uw werkcultuur? Dan hebben wij goed nieuws voor u, want dat is nog niet alles. Hieronder lijsten we alle voordelen van een Smart Customisation-aanpak op:

• Een betere relatie tussen sales en de klant: offertes zijn realistischer/technisch haalbaarder, de schattingen van levertijden zijn reëel, projecten verlopen vlotter, wijzigingen kunnen makkelijker geïntegreerd worden, etc.
• Meer tijd voor belangrijke taken: door de verbeterde communicatie moeten er veel minder brandjes geblust worden en komt er tijd vrij voor taken die echt nuttig zijn. Zo kunnen uw accountmanagers bijvoorbeeld meer tijd besteden aan het vinden van nieuwe klanten en klantbezoeken.
• Snellere inwerktijd voor nieuwe salesmedewerkers: doordat de processen eenvoudiger zijn, kan een accountmanager sneller starten.
• Makkelijkere zoektocht naar nieuwe engineers: doordat de kennis in de processen/systemen/bouwstenen zit, is er minder specifieke kennis nodig voor de job en kunt u uw zoekradius uitbreiden.
• De bouwstenen geven structuur aan het inwerkingstraject: het inwerken van nieuwe medewerkers wordt eenvoudiger.
• Kennisdeling is simpeler doordat de kennis in de bouwstenen zit. Nieuwe werknemers hoeven de bouwstenen nog niet tot in de kleinste details te begrijpen om er mee te kunnen werken, waardoor ze sneller zelfstandig aan de slag kunnen. Dit vermindert de werkdruk op zowel de nieuwe als de huidige werknemers.
• Betere relatie tussen sales en engineering: er is minder frustratie omdat sales geen dingen belooft die niet haalbaar zijn. Doordat beide afdelingen samen de bouwstenen gedefinieerd hebben, verbetert de onderlinge communicatie aanzienlijk.
• Snellere doorlooptijd: wijzigingen kunnen makkelijker verwerkt worden door engineering. Dankzij de gestandaardiseerde bouwstenen start engineering bij een nieuw project bovendien niet meer vanaf nul. Hierdoor kunnen ze zich beter focussen op de details.

Nieuwsgierig naar Smart Customisation?

Wilt u meer weten over Smart Customisation? Download het whitepaper 'Uw digitale transformatie met EPLAN' en kom te weten hoe u sales en engineering beter met elkaar laat samenwerken.