Het gebrek aan een eenduidige werkwijze, ofwel standaardisatie, komt vaak pas aan het licht wanneer er een probleem is en dan is het eigenlijk al te laat. En dat terwijl standaardisatie eigenlijk niet moeilijk is. Het komt neer op het vastleggen van richtlijnen, het maken van afspraken en een duidelijke communicatie. U moet enkel de stap zetten om het te doen.
Hieronder gaan we wat dieper in op gevolgen van een gebrek aan standaardisatie op de werkvloer en dragen we enkele oplossingen aan die u kunnen helpen om de eerste stap te zetten richting een gestandaardiseerde manier van werken.
Struikelblokken op de werkvloer
Binnen een bedrijf wordt er vaak in verschillende programma’s gewerkt, wat voor veel extra werk kan zorgen. De informatie moet dan immers bij elke volgende stap handmatig overgenomen of geconfigureerd worden. Bovendien sluipen er door deze manuele manier van werken vaak ongemerkt fouten in een schema.
Ook komt het binnen een organisatie regelmatig voor dat elke engineer op zijn/haar eigen manier werkt, wat ertoe kan leiden dat informatie op een inefficiënte en/of onlogische manier wordt doorgegeven aan een andere afdeling. Werkt u samen met externe partijen? Ook dan is dit gebrek aan standaardisatie een struikelblok, u weet immers nooit hoe u de schemadocumentatie gaat ontvangen en het kost u daardoor extra tijd om de informatie te verwerken.
Wijzigingen bijhouden is bovendien niet eenvoudig wanneer iedereen in een andere programma en op een eigen manier werkt. Hierdoor is documentatie niet altijd up-to-date, met als gevolg dat een machine langer dan nodig down is wanneer er een storing optreedt. Er moet immers gezocht worden naar de actuele informatie en dit kan veel tijd in beslag nemen.
Door deze inefficiënte manier van samenwerken zijn uw werknemers relatief veel tijd kwijt met het blussen van brandjes en het manueel overnemen van informatie in plaats van met het werk waar ze voor aangenomen zijn.
We kennen gevallen van klanten die bijna vijf uur kwijt zijn geweest met het zoeken naar de laatste versie van de documentatie. Vijf uur waarin de machine stil ligt en de frustratie toeneemt.
Optimaliseer uw manier van werken
Gelukkig zijn de hierboven genoemde problemen op te lossen door:
- Uw manier van werken te standaardiseren.
- Over te stappen op een geïntegreerde manier van werken, waarbij alle afdelingen op eenzelfde platform werken.
Standaardisatie
Door uw werkwijze te standaardiseren en afspraken te maken over structuren verbetert de samenwerking tussen de verschillende afdelingen aanzienlijk. De onderlinge communicatie zal veel vlotter verlopen en data kan efficiënter gedeeld en overgenomen worden. U kan het vergelijken met de verkeersregels: dankzij duidelijke regels voorkomen we problemen en verloopt het verkeer zo efficiënt en vlot mogelijk.
Ook de samenwerking met externe partijen zal beter verlopen dankzij standaardisatie: u kan hen nu exact vertellen wat u van hen verwacht. Het standaardiseren en structureren van uw werkmethode zal op het begin tijd en geld kosten, maar u zult al snel merken dat het de investering meer dan waard is.
Veel bedrijven stellen standaardisatie nu uit omdat ze vrezen de flexibiliteit te verliezen. Uit de praktijk blijkt echter dat het mogelijke verlies aan flexibiliteit niet opweegt tegen de opbrengst van standaardisatie.
Zo zijn we ooit bij een klant tegengekomen dat deze met wel vier à vijf verschillende standaarden werkte. Wanneer een van de vele transportbanden in de fabriek stil lag, kostte het veel tijd om de juiste informatie terug te vinden en de productie weer op gang te krijgen. Het resultaat? Tijdverlies en onnodige kosten die eenvoudig voorkomen konden worden door duidelijke afspraken te maken over de opbouw van de documentatie.
Het belang van standaardisatie wordt bij veel bedrijven pas zichtbaar wanneer er een probleem is. En dan is het eigenlijk te laat. Heeft u de visie om in te investeren in standaardisatie voordat de problemen zich opstapelen?
Eén platform
Wanneer u kiest voor een platform zoals EPLAN waarop verschillende disciplines (elektrisch, process, pneumatisch ...) geïntegreerd zijn in één omgeving dan zult u al snel merken dat de samenwerking vlotter verloopt. Informatie kan eenvoudig gedeeld worden en wanneer er binnen een van de disciplines een wijziging gedaan wordt, dan kan dit eenvoudig bijgehouden worden voor alle disciplines.
Een extra pluspunt van werken in de geïntegreerde omgeving van EPLAN is dat uw projecten in EPLAN ePULSE worden opgeslagen, de cloud-omgeving van EPLAN. U heeft hierdoor altijd en overal toegang tot een project en samenwerken wordt nog eenvoudiger.
Zo is het dankzij EPLAN eVIEW, een gratis applicatie binnen EPLAN ePULSE, bijvoorbeeld mogelijk om uw machines te voorzien van een QR-code die gekoppeld is aan de documentatie in de cloud. Wanneer een machine kapot is, scant u de code met uw smartphone en krijgt u direct de juiste informatie.
Profiteer van de voordelen van uw nieuwe werkwijze
Overstappen op een gestandaardiseerde manier van werken in combinatie met een geïntegreerd en multidisciplinair platform biedt diverse voordelen waar u op lange termijn de vruchten van plukt:
- Er worden minder fouten gemaakt en er wordt efficiënter gewerkt, waardoor u kosten bespaart.
- De doorlooptijd van projecten wordt korter.
- Miscommunicatie of misverstanden zullen niet meer voor oponthoud of frustratie zorgen en de samenwerking zal verbeteren.
- U voegt waarde toe aan uw projecten.
- De downtime van machines wordt verkort doordat documentatie up-to-date en makkelijk toegankelijk is.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de mogelijkheden om uw werkwijze te standaardiseren of over de voordelen van een multidisciplinair platform? De experts van EPLAN geven u graag advies.
Opmerkingen