Toch zien we deze individualistische aanpak in veel bedrijven terugkomen en wel op twee niveaus:
- Binnen een enkele afdeling.
- Tussen verschillende afdelingen.
De gevolgen hiervan hebben vaak een negatieve impact voor de hele organisatie.
Hoe herkent u de Frank Sinatra-aanpak binnen een enkele afdeling?
Binnen de concept-, engineering- of productieafdeling heeft iedereen zijn eigen manier van werken, zijn eigen structuur, eigen templates… Met als gevolg dat u, als u eenzelfde project zou laten uitwerken door twee verschillende engineers, u twee totaal verschillende resultaten zou krijgen. Functioneel zullen beide oplossingen waarschijnlijk goed zijn, maar ze zijn niet optimaal.
Wat zijn de nadelen van deze werkmethode binnen een afdeling?
Frank Sinatra-engineering heeft verschillende ingrijpende gevolgen. Het overnemen van een lopend project van een collega wordt veel moeilijk omdat er tijd verloren gaat met het interpreteren van de werkmethode en structuur van de collega. Hierdoor loopt het project meestal aanzienlijke vertraging op.
Daarnaast uit dit gebrek aan standaardisatie zich ook naar andere afdelingen. Wanneer een onderhoudstechnieker installaties moet onderhouden, die ontworpen werden door verschillende engineers, dan is het iedere keer weer een zoektocht naar de juiste informatie.
Hoe manifesteert de Frank Sinatra-aanpak zich tussen verschillende afdelingen?
Tussen verschillende afdelingen manifesteert deze eigenzinnige aanpak zich in het feit dat er geen rekening gehouden wordt met de andere afdelingen.
De informatie die aangereikt wordt, is hierdoor niet afgestemd op de doelgroep. Met andere woorden: als de elektrische engineeringafdeling klaar is met haar werk leveren ze een elektrisch schema aan de productieafdeling. Maar is dit schema echt het ideale document om de productie aan te sturen? Dikwijls is dit niet zo en kan de productie efficiënter aangestuurd worden met specifieke rapporten en gedetailleerde informatie.
Hoe kunt u dit oplossen?
Met communicatie, samenwerking en standaardisatie is al een groot deel van het probleem opgelost. Het aspect communicatie klinkt vanzelfsprekend, maar hoe vaak luistert u echt naar collega’s van een andere afdeling?
Durf zeker eens te vragen hoe zij graag informatie van u ontvangen. Denk daarbij ook altijd aan de totale tijdsinvestering en niet enkel aan de tijd die u persoonlijk kwijt bent. Zo is het soms mogelijk om met een extra investering van vijf minuten bij de ene afdeling, uren werk bij de volgende afdeling te besparen.
Standaardisatie is het andere aspect waarmee u de Frank Sinatra-aanpak kunt voorkomen. Maak afspraken over standaard werkmethodes en structuren. En werk met één centrale database van artikelen en macro’s (templates).
Door te standaardiseren bent u zeker dat ieder ontwerp dezelfde look & feel heeft. Het heeft bovendien een positieve impact op de kwaliteit omdat u als het ware een beproefde oplossing aanreikt.
Standaardisatie, is dat niet beperkend?
Veel mensen zijn bezorgd dat standaardisatie hun vrijheid beperkt. Het antwoord op deze vraag is tweeledig:
- Ja, standaardisatie beperkt het aantal varianten van een oplossing, maar dat is in zekere zin ook het doel van de standaardisatie. Namelijk: het voorkomen van een individuele aanpak die ongecoördineerd is.
- Daar staat tegenover dat een standaardisatie niet statisch is. Hiermee bedoelen we dat de standaard altijd uitgebreid en aangepast kan worden aan de noden van de klanten en de interne organisatie. Er kunnen altijd nieuwe oplossingen uitgewerkt en toegevoegd worden aan de standaard. Met andere woorden: de flexibiliteit blijft behouden.
‘We did it our way’
Afstappen van de Frank Sinatra-aanpak vraagt misschien wat tijd en inspanning, maar het heeft veel voordelen. Niet alleen voor de organisatie in zijn geheel, maar ook voor de werknemers op zich.
Door de communicatie te verbeteren en te werken met een duidelijke standaard beperkt u de frustratie op de werkvloer. Een project overnemen van een collega is opeens geen probleem meer en de samenwerking tussen verschillende afdelingen zal veel aangenamer verlopen.
Projecten zullen bovendien efficiënter verlopen en problemen worden sneller opgelost. Als bedrijf hanteert u een duidelijke standaard, zodat klanten altijd op dezelfde kwalitatieve afwerking kunnen rekenen.
Samen optimaliseren we uw processen
Wilt u Frank Sinatra-engineering voor eens en altijd uit de werkomgeving verbannen, maar weet u niet waar u moet beginnen? Bij EPLAN denken we graag met u mee over het efficiënter maken van uw processen. Ontdek hier hoe we u kunnen helpen!
Opmerkingen