Project met meerdere engineers of externen? Zo werkt u efficiënt samen

Verbeter de samenwerking

EPLAN is perfect multi user compatibel. Bij grotere projecten zoals installaties voor ziekenhuizen, industriële sites, sluiscomplexen … zal u echter merken dat het netwerk, uw computer en de software moeite hebben met alle data waardoor het project zeer traag laadt. Iets dat niet alleen leidt tot frustratie onder uw engineers, maar ook tot een inefficiënte manier van werken. 

Gelukkig kan u dit oplossen met de multi user management-module van EPLAN. Deze module vergemakkelijkt het samenwerken in teams aan grote projecten. Er zijn twee manieren waarop u de samenwerking kan verbeteren: 

• Definieer binnen één bestaand project verschillende deelbereiken, waardoor de bewerkingssnelheid per deelbereik toeneemt. Dit is een ideale werkwijze voor projecten waar enkel interne medewerkers aan werken. U werkt namelijk allemaal in één document en op hetzelfde netwerk. 
• Ga nog een stapje verder en evacueer deelprojecten uit het masterproject. U kopieert dan als het ware een deel van het project. Deze kopie is een apart document/project dat losstaat van het masterproject en dat apart kan worden opgeslagen en bewerkt. Het grote voordeel van deze manier van werken is dat de deelprojecten op lokale werkstations kunnen worden opgeslagen. U hoeft dus niet gezamenlijk op één netwerk te werken, waardoor delen van het project eenvoudig kunnen worden doorgegeven aan externe bewerkers.

Deze tweede manier van werken is bijvoorbeeld zeer geschikt voor een van onze klanten die met projecten van vele honderden pagina’s lang werkt. Dit bedrijf werkt bovendien met verschillende externe contractoren samen. Wanneer er ergens iets moet worden aangepast zijn er daarom twee zaken van belang: dat er duidelijk wordt afgebakend wie aan wat werkt en dat externe gebruikers op hun eigen netwerk/werkstation kunnen werken. Dankzij deelprojecten is dit geen enkel probleem. 

Hieronder gaan we nog wat dieper in op de verschillen tussen beide werkwijzen. 

Werken met deelbereiken

Wanneer u kiest voor deze werkwijze, deelt u het project op in verschillende kleinere deelbereiken. Elke engineer krijgt dan een eigen deelbereik toegewezen. Met een soort van filterfunctie selecteert hij vervolgens zijn deelbereik binnen het project kan daar dan aan verder werken. 

Wanneer iemand met zijn deel bezig is, is het onmogelijk voor iemand anders om hierin wijzigingen aan te brengen. Wel ziet u wie er met het deelbereik bezig is en krijgt u een melding met daarin zijn/haar contactgegevens. Op deze manier kan u snel zaken afstemmen mocht dit nodig zijn. 

Het voordeel van deze werkwijze is dat u samen in één groot project werkt, maar er is duidelijk afgebakend wie wat doet. De bewerkingssnelheid neemt bovendien toe. Een voorwaarde hiervoor is wel dat er een krachtig en snel netwerk beschikbaar is. 

Zo hadden we ooit een klant die terminals moest ontwerpen voor een luchthaven. De verschillende terminals leken op elkaar, maar waren steeds net iets anders. Door met deelbereiken te werken kon elke engineer zich focussen op zijn eigen deel van het project. Het werk werd hierdoor overzichtelijker en verliep vlotter. 

Creëer verschillende losstaande deelprojecten

Het is ook mogelijk om een project op te splitsen in verschillende deelprojecten en deze uit het masterproject te evacueren. De deelprojecten worden dan op zichzelf staande projecten die de engineer kan bewerken.

Het grote voordeel hiervan is dat de afzonderlijke deelprojecten veel sneller laden dan het overkoepelende masterproject. Elk deelproject blijft binnen het masterproject wel zichtbaar voor alle gebruikers, maar ze kunnen hier niet in werken. Pas wanneer de engineer die verantwoordelijk is voor het deelproject hiermee klaar is en de aangepaste versie uploadt in het masterproject, kunnen andere gebruikers er ook weer in werken. Nadat het deelproject weer is toegevoegd aan het masterproject, verdwijnt het deelproject automatisch. U hoeft dus niet te vrezen voor verschillende versies van delen van het project. 

Is de engineer nog niet klaar met zijn deelproject, maar wil hij zijn collega’s wel een update bezorgen van de vorderingen? Dan is het mogelijk om de informatie in het masterproject te updaten met een simpele druk op een knop. De informatie uit het deelproject wordt dan automatisch geüpload naar het masterproject. Zo kunnen alle gebruikers zien wat meest actuele stand van zaken is. 

Het deelproject blijft echter bestaan zodat de engineer er verder aan kan werken en binnen het masterproject kan dit deel van het project nog steeds niet door anderen bewerkt worden. 

Deze manier van werken is overigens ook geschikt voor 3D-kasten die deel uitmaken van een project. Ook die kunnen worden bewerkt als deelproject. 

Tip: het modulair opbouwen en structureren van uw project helpt om het werken in verschillende deelprojecten vlot te doen verlopen. Hier leest u meer over het structureren van uw project. 

Behoud overzicht met de multi user monitor

Vreest u dat u het overzicht kwijtraakt wanneer u werkt met zoveel verschillende deelprojecten? Geen zorgen, ook daar is een oplossing voor: de multi user monitor. Via deze tool houdt u eenvoudig bij wie aan welk project werkt en waar hij mee bezig is. 

Sommige acties kunnen alleen uitgevoerd worden als niemand anders met het masterproject bezig is. Het is dan dus belangrijk dat iedereen zijn deelproject tijdig terug incheckt. Dankzij de multi user monitor coördineert u een dergelijke update eenvoudig.

Probeer het zelf

Zowel de multi user-module als de multi user monitor maken deel uit van het Professional+ pakket van EPLAN. Dit pakket vergemakkelijkt het werken in teams en is speciaal bedoeld voor grote projecten die maanden tot jaren duren. Probeer het zelf!