Daarnaast werken veel verschillende partijen op verschillende momenten in de documentatie. Wijzigingen die allemaal bijgehouden moeten worden. Helaas gaat dit wel eens mis, opmerkingen op papier zijn niet duidelijk of worden over het hoofd gezien, er wordt in een verkeerde versie verder gewerkt, een kleine wijziging wordt niet gecommuniceerd … Kortom: er sluipen al snel kleine foutjes in de documentatie die grote gevolgen kunnen hebben.
Kleine foutjes met grote gevolgen
Wanneer er opnieuw een aanpassing of reparatie gedaan moet worden leidt deze onjuiste documentatie tot foute inschattingen, extra downtime, vertraging in de doorlooptijd, verkeerde bestellingen of extra kosten.
Het is daarom belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het revisiebeheer zodat documentatie altijd betrouwbaar is. Ontdek hieronder hoe u een goed revisiebeheer opzet binnen uw bedrijf.
De basis van een goed revisiebeheer
Dankzij revisiebeheer kan u steeds op een makkelijke manier de meest actuele stand van de documentatie van een machine of installatie garanderen. Dit helpt u om de kosten, doorlooptijd en downtime onder controle te houden.
Voor een goed revisiebeheer zijn twee aspecten heel belangrijk:
- het proces
- de tool
Daarnaast zijn er normeringen zoals de IEC 61355 en IEC/ISO 82045 die richtlijnen geven voor het structureren en de traceerbaarheid van documentatie.
Een duidelijk proces
Voor correcte documentatie is een goed proces onmisbaar. In dit proces legt u vast welke stappen er gezet moeten worden wanneer er een wijziging gedaan wordt. Dit proces omvat meer dan gewoon een label op uw documentatie plakken, het is de eerste en belangrijkste stap in de standaardisatie van uw revisiebeheer. Neem daarom zeker de tijd om dit proces uit te denken en leg zaken vast als:
Hoe gaat u om met veranderingen? Wie is eigenaar van de verandering? Hoe komt de feedback terug en wie doet de aanpassing? Wat als u de documentatie aanpast, maar er ondertussen nog andere wijzigingen gedaan worden? Deze en andere problemen lost u op met een duidelijk vastgelegd proces.
Ook maakt u afspraken over de documentatie. Om het overzicht te bewaren is het bijvoorbeeld verstandig om elke pagina van de documentatie te voorzien van een label (zoals versie A, versie B …) en de datum. Daarnaast kan het handig zijn om met projecten of projectnummers te werken.
Een goed proces biedt u een structuur te midden van de chaos van data en verschillende partijen die met de documentatie te maken hebben. En u kan zeker zijn dat de laatste stand van de documentatie volledig traceerbaar is en niet ter discussie staat.
Omdat elk bedrijf op een andere manier werkt, is uw proces altijd een proces op maat van uw organisatie. Wilt u hulp bij het uitdenken van dit proces? Onze ervaren experts begeleiden u hier graag bij.
Voorbeeld van revisiebeheer
De juiste tool
De juiste tool kan een grote hulp zijn voor een goed revisiebeheer. Deze tool biedt u idealiter de mogelijkheid om eenvoudig samen te werken, informatie te delen, opmerkingen en wijzigingen bij te houden en om de tool te integreren met de andere systemen die u gebruikt.
Een voorbeeld van een dergelijke tool is eVIEW van EPLAN. EPLAN eVIEW is een applicatie op EPLAN ePULSE, de cloud-omgeving van EPLAN. Wanneer een schema af is kan de engineer dit schema eenvoudig uploaden naar EPLAN eVIEW en alle betrokken partijen toegang geven tot dit document. Zij kunnen opmerkingen en wijzigingen toevoegen. Wanneer de engineer het schema hierna heeft aangepast, kan hij de nieuwe versie in de cloud uploaden en heeft iedereen direct toegang tot de meest recente versie.
Samenwerken in een cloud-omgeving zoals EPLAN eVIEW heeft verschillende voordelen:
- U heeft altijd en overal toegang tot een project (mits u een goede internetverbinding heeft).
- U bepaalt wie er toegang krijgt tot de data en welke rechten deze gebruiker heeft. Zo bewaakt u de kwaliteit en veiligheid van uw documentatie.
- De samenwerking en communicatie tussen verschillende partijen verbetert aanzienlijk, met een positief effect op de efficiëntie en de nauwkeurigheid.
- Door in de cloud te werken hoeft u documentatie niet meer te printen, u werkt dus duurzamer.
EPLAN eVIEW kan bovendien verbonden worden met andere in-house cloud-oplossingen.
Pluk de vruchten van uw revisiebeheer
Door in te zetten op een goed uitgedacht revisiebeleid, ondersteund door een krachtige tool zult u al snel merken dat uw bedrijfsprocessen veel vlotter zullen verlopen:
- De machine- en/of installatiedocumentatie is te allen tijde actueel.
- Er worden minder fouten gemaakt omdat er niet meer vanuit onjuiste informatie vertrokken wordt.
- U hoeft niet meer te zoeken naar de juiste versie (in mails, correspondentie en in papieren), waardoor u veel tijd en geld bespaart.
- U voorkomt foute bestellingen die gedaan worden op basis van verouderde documentatie.
- Kostbare downtime van machines wordt aanzienlijk verkort doordat u direct de juiste documentatie heeft en met de reparatie kan starten.
- Doordat de communicatie via een tool verloopt en er duidelijke afspraken zijn over wie welke verantwoordelijkheid heeft, neemt stress op de werkvloer af.
Profiteer van de expertise van EPLAN
Wilt u het revisiebeleid binnen uw organisatie op punt stellen? De experts van EPLAN begeleiden u hier graag in. Samen met u denken we een proces uit op maat van uw bedrijf of helpen we u bij de implementatie of optimalisatie van de juiste tool. Aarzel niet om ons te contacteren voor meer informatie.
Opmerkingen