Processen
15/09/21

De scope van een project bepalen: deze stappen mogen zeker niet ontbreken

Auteur: Robby Doumen Tijd om te lezen: minuut minuten

Scoping is, na het ontwikkelen van de business case, de tweede fase bij de optimalisatie van een bedrijfsproces. Bij deze stap bepalen we wat we precies gaan doen, in welke kleinere stappen we dit zullen uitvoeren en hoe we alles willen organiseren. Wat komt er precies kijken bij een scoping? En wat zijn de volgende stappen? Dat leest u in deze blogpost.

De fases van een scoping

De gehele projectscope kunnen we onderverdelen in 6 verschillende stappen:

  1. Definiëren van de scope
  2. Doelstellingen
  3. Work packages
  4. Projectorganisatie
  5. Projectplan
  6. ROI & added value

Ter illustratie gebruiken we hier en daar een voorbeeld van het project met onze klant Spiromatic, internationaal marktleider in installaties voor pre-food processing.

1 Definiëren van de scope

Voorafgaand aan een scoping lichten we eerst en vooral de huidige bedrijfsprocessen van de klant door. We gaan met hen in gesprek, verwerken alle informatie, valideren deze en verscherpen de conclusies tot we de finale presentatie in een business case gieten. Op basis van deze business case definiëren we de scope en werken we een roll-outplan uit. Daarin bepalen hoe we de scope zullen uitvoeren, in welke fases we dat gaan doen en hoe we die fases op hun beurt zullen realiseren. 

2 Bepaal de doelstellingen van het project

De doelstellingen vormen uiteraard de basis van elk project. Alle volgende stappen hangen immers af van wat u met uw project wil bereiken.

In het geval van Spiromatic was de hoofddoelstelling om het hele engineeringproces te optimaliseren.

3 Deel het project op in work packages

We verdelen elk project in grote blokken. Om ze behapbaar te maken, verdelen we deze blokken op hun beurt in kleinere stappen. Die noemen we work packages (die we dan in het projectplan weer onderverdelen in milestones). Denk aan infrastructuur, platformsetup, standaardisering, ... In het Spiromatic-project ging het onder meer om het opleiden van gebruikers in EPLAN Electric P8, in EPLAN Pro Panel, de integratie met het ERP- en PLM-software PTC Windchill en het opzetten en uitbreiden van de ECAD-standaard.

4 Leg de projectorganisatie vast

Een project slaagt enkel mits naadloze en efficiënte communicatie. Daarom is het definiëren van de rollen en communicatielijnen onmisbaar voor een duidelijke en efficiënte werking van elk project. 

Zowel EPLAN als Spiromatic stellen een projectmanager aan. Zij houden de vinger steeds aan de pols via statusupdates, resourceplanning, next steps, … 

5 Stel een projectplan op

Het projectplan geeft de volgorde aan waarin we de work packages zullen uitvoeren. Deze opsomming delen we dan op in fases.

6 ROI & added value

We stellen een ROI op die zowel cijfers bevatten als voordelen die moeilijk te berekenen maar wel tastbaar zijn. We spreken dan over added value voor onze klant én hun klanten. Denk aan kortere doorlooptijd en betere kwaliteit van een project, maar ook de ruimte om flexibeler te kunnen inspelen op de behoeften van hun klanten, makkelijker kunnen plannen dankzij een strakke projectorganisatie, … Al deze concrete voordelen laten de medewerkers ook toe om repetitieve processen te elimineren. Zo kunnen zij zich concentreren op wat ze goed en graag doen en worden ze bijgevolg gelukkiger.

Scope goedgekeurd?

Is de klant akkoord met de projectscope en gelukkig met de vooropgestelde ROI van alle stappen? Dan gieten we dit in een stageplan. Dit plan bevat de start, opvolging en de sluiting van een project, inclusief de timing.

De start

We beginnen met een uitgebreide kick-off, waarin we het project toelichten aan nieuwe collega's en het opfrissen voor al eerder betrokken personen. Het doel: alle neuzen in dezelfde richting krijgen, zodat alle fases die volgen efficiënt verlopen.

We lichten de case toe, schetsen waar we staan, vullen de projectorganisatie finaal in, leggen vast welk pilootproject we zullen gebruiken, etc. Onze EPLAN-consultants halen in deze fase veel nuttige informatie bij de key users, die al vertrouwd zijn met dit pilootproject. In de andere richting brengen onze consultants de key users technische kennis bij. Dit met het oog op de lange termijn, zodat deze gebruikers aan de klantzijde in staat zijn om in de toekomst onafhankelijk te werken.

De opvolging

Zoals bepaald bij de projectorganisatie, is er een projectmanager actief bij zowel EPLAN als bij de klant. Zij houden voortdurend contact en bespreken vaak de gang van zaken in een projectstatusmeeting. Dat doen we ook intern bij EPLAN. Verder houden we het projectboard op de hoogte via milestonemeetings, waarin we aan het einde van elke fase concreet aantonen wat het project tot dan heeft opgeleverd.

De sluiting

Wanneer het hele project is voltooid, organiseren we samen met de key users een eindpresentatie voor het projectboard. We evalueren het project en leveren het finaal op. Hierbij tonen we in concrete resultaten wat het verschil is met de vorige werkwijze.

Wilt u ook uw werkwijze optimaliseren? Download dan gratis onze whitepaper ‘Hoe zet ik mijn (engineerings)proces digitaal om? De 7 cruciale stappen van digitale transformatie’. Hierin vindt u meer informatie over hoe u dit kunt aanpakken.

Whitepaper de 7 cruciale stappen van digitale transformatie

 

Verwante tags:
Dit artikel delen ...

Opmerkingen