Cette absence de méthode de travail univoque, ou de standardisation, ne se manifeste généralement que lorsqu'il y a un problème et qu'il est déjà trop tard. Et ce, alors que le processus de standardisation n'est pas si difficile. Il s'agit d'établir des lignes directrices, de conclure des accords et de communiquer clairement. Bref, il suffit de franchir le pas.
Nous examinons ci-dessous plus en détail les conséquences d'un manque de standardisation sur le lieu de travail et proposons quelques solutions qui peuvent vous aider à faire le premier pas vers une méthode de travail standardisée.
Les obstacles au travail
Au sein d’une entreprise, différents programmes sont généralement utilisés, ce qui peut entrainer beaucoup de travail supplémentaire. Les informations doivent alors être reprises ou configurées manuellement à chaque étape. De plus, en raison de cette méthode de travail manuelle, des erreurs se glissent souvent dans un schéma sans qu'on s'en aperçoive.
Il arrive aussi régulièrement au sein d'une organisation que chaque ingénieur travaille à sa manière, ce qui peut entrainer la transmission d'informations à un autre service de manière inefficace et/ou illogique. Vous collaborez avec des parties externes ? Même dans ce cas, un manque de standardisation est un obstacle, car vous ne savez jamais comment vous allez recevoir la documentation et cela vous demande du temps supplémentaire pour traiter l'information.
De plus, il n'est pas facile de suivre les changements lorsque chacun travaille dans un programme différent et à sa manière. Par conséquent, la documentation n'est pas toujours à jour, ce qui fait qu'une machine est en panne plus longtemps que nécessaire lorsqu'un dysfonctionnement se produit. En effet, il est alors nécessaire de rechercher les informations actualisées et cela peut prendre beaucoup de temps.
En raison de toutes ces inefficacités, vos employés passent un temps relativement important à régler des problèmes et à reprendre manuellement des informations au lieu de faire le travail pour lequel ils ont été engagés.
Nous connaissons des clients qui ont passé près de cinq heures à chercher la dernière version de la documentation. Cinq heures durant lesquelles la machine est à l'arrêt, et la frustration atteint des sommets.
Optimalisez votre manière de travailler
Heureusement, les problèmes mentionnés peuvent être résolus de la manière suivante :
- Standardisez votre façon de travailler.
- Passez à une méthode de travail intégrée, dans laquelle tous les services travaillent sur la même plateforme.
Standardisation
En uniformisant votre méthode de travail et en convenant des structures, la collaboration entre les différents services s'améliore considérablement. La communication est beaucoup plus fluide et les données peuvent être partagées et intégrées plus efficacement. Vous pouvez comparer cela aux règles de circulation : grâce à des règles claires, nous évitons les problèmes et le trafic est le plus performant et le plus fluide possible.
La collaboration avec les parties externes est également améliorée grâce à la standardisation : vous pouvez désormais leur dire exactement ce que vous attendez d’eux. Standardiser et structurer votre méthode de travail vous coûtera du temps et de l'argent au début, mais vous vous rendrez vite compte que l'investissement en vaut largement la peine.
De nombreuses entreprises reportent maintenant leur standardisation par crainte de perdre leur flexibilité. Toutefois, nous observons que la perte potentielle de flexibilité ne l’emporte pas sur les avantages d’une standardisation.
Par exemple, nous avons un jour rencontré un client qui travaillait avec pas moins de quatre à cinq standards différents. Lorsque l'un des nombreux tapis roulants de l'usine tombait en panne, il fallait beaucoup de temps pour retrouver les bonnes informations et relancer la production. Le résultat ? Une perte de temps et des coûts inutiles qui pouvaient facilement être évités en concluant des accords clairs sur la structure de la documentation.
Dans de nombreuses entreprises, la standardisation ne prend d’importance que lorsqu'il y a un problème. Sauf qu’il est déjà trop tard. Et si vous investissiez dans la standardisation avant que les problèmes ne s'accumulent ?
Une plateforme unique
Si vous optez pour une plateforme comme EPLAN sur laquelle différentes disciplines (électrique, pneumatique,...) sont intégrées dans un seul environnement, vous remarquerez rapidement que la collaboration se déroule plus facilement. Les informations peuvent être facilement partagées et lorsqu'un changement est apporté dans l'une des disciplines, il peut être facilement suivi pour toutes les disciplines.
Un avantage supplémentaire du travail dans l'environnement intégré d'EPLAN est que vos projets sont stockés dans EPLAN ePULSE, l'environnement cloud d'EPLAN. Cela vous permet d'accéder à un projet à tout moment et n’importe où et facilite encore davantage la collaboration.
Par exemple, grâce à EPLAN eVIEW, une application gratuite dans EPLAN ePULSE, il est possible de fournir à vos machines un code QR lié à la documentation dans le cloud. Lorsqu'une machine est en panne, vous scannez le code avec votre smartphone et recevez immédiatement les informations correctes.
Profitez des avantages de votre nouvelle manière de travailler
Le passage à un mode de travail standardisé, combiné à une plateforme intégrée et multidisciplinaire, offre plusieurs avantages dont vous tirerez des bénéfices à long terme :
- Moins d'erreurs sont commises et le travail est plus efficace, ce qui vous permet de réaliser des économies.
- Le délai d'exécution des projets est plus court.
- Les problèmes de communication ou les malentendus ne causent plus de retards ou de frustrations, et la collaboration s'améliore.
- Vous apportez une valeur ajoutée à vos projets.
- Les temps d'arrêt des machines sont réduits car la documentation est à jour et facilement accessible.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités de standardisation de votre méthode de travail ou sur les avantages d'une plateforme multidisciplinaire ? Les experts d'EPLAN se feront un plaisir de vous conseiller.
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