En outre, de nombreux partis interviennent à des moments différents dans la documentation. Cela entraine des changements qui doivent être tenus à jour. Malheureusement, cela ne se passe pas toujours bien : les remarques sur papier ne sont pas claires ou passent à la trappe, le travail se poursuit dans une mauvaise version, une petite modification n’est pas communiquée... Bref : de petites erreurs se glissent vite dans la documentation, et cela peut avoir des conséquences majeures.
Petites erreurs, grandes conséquences
Lorsqu'une nouvelle adaptation ou réparation doit être effectuée, cette documentation incorrecte entraine des estimations erronées, des temps d'arrêt supplémentaires, des retards dans le temps de traitement, des commandes erronées ou des coûts supplémentaires.
Il est donc important de s’accorder de manière claire sur la gestion des révisions afin que la documentation soit toujours fiable. Découvrez ci-dessous comment mettre en place une bonne gestion des révisions au sein de votre entreprise.
La base d’une bonne gestion des révisions
Grâce à la gestion des révisions, vous pouvez toujours garantir facilement la documentation la plus récente d'une machine ou d'une installation. Cela vous permet de maitriser les coûts, les délais et les temps d'arrêt.
Deux aspects sont très importants pour une bonne gestion de révisions :
- le processus,
- l'outil.
En outre, il existe des normes telles que l’IEC 61355 et l’IEC/ISO 82045 qui fournissent des lignes directrices pour la structuration et la traçabilité de la documentation.
Un processus clair
Pour une documentation correcte, un bon processus est indispensable. Dans ce processus, vous définissez les étapes à suivre lorsqu'un changement est effectué. Ce processus ne se limite pas à coller une étiquette sur votre documentation, il constitue la première et la plus importante étape de la standardisation de votre gestion des révisions. Prenez donc le temps de réfléchir à ce processus et fixez des choses comme :
Comment faire face aux modifications ? Qui est responsable du changement ? Comment un feedback se fait-il et qui fait les modifications ? Que se passe-t-il si vous modifiez la documentation, mais que d'autres changements sont effectués entretemps ? Ces problèmes et d'autres encore peuvent être résolus grâce à un processus clairement défini.
Prenez également des dispositions sur la documentation. Afin de garder une vue d'ensemble, il est conseillé, par exemple, d'étiqueter chaque page de la documentation (par ex. version A, version B ...) et de les dater. Il peut également être utile de travailler avec des projets ou des numéros de projets.
Un bon processus vous offre une structure au milieu du chaos des données et des différents partis impliqués dans la documentation. Et vous pouvez être sûr que la dernière version de la documentation est entièrement traçable et ne peut être mise en cause.
Comme chaque entreprise travaille de manière différente, votre processus doit toujours être adapté à votre organisation. Vous souhaitez obtenir de l'aide pour concevoir ce processus ? Nos experts se feront un plaisir de vous aider.
Exemple de gestion de révision.
Un outil adéquat
Le bon outil peut être d'une grande aide pour une bonne gestion des révisions. Idéalement, cet outil vous permet de collaborer facilement, de partager des informations, de suivre les commentaires et les modifications, et d'intégrer l'outil aux autres systèmes que vous utilisez.
Un exemple d'un tel outil est eVIEW d’EPLAN. EPLAN eVIEW est une application sur EPLAN ePULSE, l'environnement cloud d'EPLAN. Lorsqu'un schéma est terminé, l'ingénieur peut facilement télécharger ce schéma sur EPLAN eVIEW et donner à toutes les parties concernées l'accès à ce document. Ils peuvent ajouter des commentaires et des modifications. Lorsque l'ingénieur modifie ensuite le schéma, il peut télécharger la nouvelle version dans le cloud et tout le monde a un accès direct à la version la plus récente.
Le fait de collaborer dans un environnement cloud tel qu'EPLAN eVIEW présente plusieurs avantages :
- Vous pouvez accéder à un projet à tout moment et partout (à condition de disposer d'une bonne connexion internet).
- Vous décidez qui a accès aux données et quels sont les droits de cet utilisateur. Cela vous permet de contrôler la qualité et la sécurité de votre documentation.
- La collaboration et la communication entre les différents partis s'améliorent considérablement, ce qui a un effet positif sur votre efficacité et votre rigueur.
- En travaillant dans le cloud, vous n'avez plus besoin d'imprimer des documents, vous travaillez donc de manière plus durable.
EPLAN eVIEW peut également être connecté à d'autres solutions de cloud computing internes.
Récoltez les fruits de votre gestion des révisions
En vous concentrant sur une politique de révision bien réfléchie et soutenue par un outil puissant, vous constaterez rapidement que vos processus d'entreprise se dérouleront beaucoup plus facilement :
- La documentation relative à la machine et/ou au système est toujours à jour.
- Moins d'erreurs sont commises, car les informations incorrectes ne sont plus utilisées.
- Vous n'avez plus besoin de chercher la bonne version (dans les e-mails, la correspondance et les documents), ce qui vous fait gagner beaucoup de temps et d'argent.
- Vous évitez les mauvaises commandes faites sur la base de documents incorrects.
- Le temps d'arrêt des machines est considérablement réduit, car vous disposez immédiatement de la documentation appropriée et pouvez commencer la réparation de suite.
- Comme la communication se fait par le biais d'un outil et qu'il existe des accords clairs sur qui possède quelle responsabilité, il y a moins de stress au travail.
Profitez de notre expertise d’EPLAN
Vous souhaitez mettre au point une politique des révisions au sein de votre organisation ? Les experts d'EPLAN seront heureux de vous aider dans cette tâche. Nous concevons avec vous un processus adapté à votre entreprise ou vous aidons à mettre en place ou à optimiser l'outil adéquat. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.
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