Nous pouvons diviser le scope (ou périmètre) d’un projet en 6 étapes différentes :
- Définir le scope
- Objectifs
- Lots de travail
- Organisation du projet
- Plan du projet
- ROI & valeur ajoutée
Afin d’illustrer cela, prenons un exemple tiré du projet avec notre client Spiromatic, leader international du marché des installations pour le traitement préalimentaire.
1 Définir le scope
Avant de procéder à un scoping, nous examinons tout d'abord les processus opérationnels actuels du client. Nous en parlons ensemble, traitons toutes les informations, les validons et affinons les conclusions jusqu'à la présentation finale dans une étude de cas. Sur base de cette étude, nous définissons le scope et élaborons un plan de déploiement. Nous déterminons comment nous allons exécuter le scope, via quelles phases, et comment réaliser ces phases.
2 Déterminer les objectifs du projet
Les objectifs sont bien sûr à la base de chaque projet. Toutes les étapes qui suivent dépendent de ce que vous voulez réaliser avec votre projet.
Dans le cas de Spiromatic, l'objectif principal était d'optimiser l'ensemble du processus d'ingénierie.
3 Diviser le projet en lots de travail
Nous divisons chaque projet en grands blocs. Pour les rendre gérables, nous divisons à notre tour ces blocs en petites étapes. Nous appelons cela des lots de travail (que nous subdivisons ensuite en jalons dans le plan de projet). Pensez à l'infrastructure, à la configuration de la plateforme, à la standardisation, etc. Dans le projet Spiromatic, il s'agissait de former les utilisateurs à EPLAN Electric P8, à EPLAN Pro Panel, à l'intégration avec le logiciel ERP et PLM PTC Windchill et à la mise en place et à l'extension de la norme ECAD.
4 Définir l'organisation du projet
Un projet ne peut réussir que si la communication est fluide et efficace. Par conséquent, la définition des rôles et des lignes de communication est essentielle pour le fonctionnement clair et efficace de tout projet.
EPLAN et Spiromatic désignent tous deux un chef de projet. Ce dernier s'enquiert du statut du projet via les dernières mises à jour, la planification des ressources, les prochaines étapes, etc.
5 Établir un plan de projet
Le plan de projet indique l'ordre dans lequel réaliser les lots de travail. Nous divisons ensuite cette liste en phases.
6 ROI & valeur ajoutée
Nous établissons un ROI (Retour sur investissement) qui contient à la fois des chiffres et des avantages difficilement calculables, mais tangibles. Nous parlons alors de la valeur ajoutée pour notre client et pour ses clients. Pensez à un délai d'exécution plus court et à une meilleure qualité d'un projet, mais aussi à la possibilité de répondre de manière plus flexible aux besoins de leurs clients, à une planification plus facile grâce à une organisation à jour du projet... Tous ces avantages concrets permettent également aux collaborateurs d'éliminer les processus répétitifs. Cela leur permet de se concentrer sur ce qu'ils font bien et aiment faire, et les rend plus heureux.
Scope validé ?
Le client est d'accord avec le scope du projet et est satisfait du ROI proposé pour toutes les étapes ? Alors, nous mettons tout cela dans un plan par étapes. Ce plan contient le lancement, le suivi et la conclusion d'un projet, y compris le timing.
Le lancement
Nous commençons par un kick-off meeting approfondi, au cours duquel nous expliquons le projet aux nouveaux collègues et répétons les informations pour les personnes déjà impliquées. L'objectif : mettre tout le monde d'accord, afin que toutes les phases suivantes se déroulent efficacement.
Nous expliquons le cas, exposons notre position, finalisons l'organisation du projet, déterminons le projet pilote que nous utiliserons, etc. Au cours de cette phase, nos consultants EPLAN obtiennent beaucoup d'informations utiles de la part des utilisateurs clés, qui sont déjà familiarisés avec ce projet pilote. Dans l'autre sens, nos consultants transmettent des connaissances techniques aux principaux utilisateurs. Ceci dans une perspective à long terme, afin que ces utilisateurs côté client puissent travailler de manière autonome à l'avenir.
Le suivi
Comme indiqué dans l'organisation du projet, un chef de projet est actif chez EPLAN et chez le client. Ils sont en contact permanent et discutent souvent de l'avancement du projet lors de meetings dédiés. Nous le faisons également en interne chez EPLAN. En outre, nous tenons le comité de projet informé par le biais de réunions d'étape, au cours desquelles nous démontrons concrètement, à la fin de chaque phase, ce que le projet a apporté jusqu'à présent.
La conclusion
Lorsque l'ensemble du projet est terminé, nous organisons une présentation finale pour le comité de projet, avec les principaux utilisateurs. Nous évaluons le projet et livrons la version finale. Nous montrons la différence avec la méthode précédente via des résultats concrets.
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