Comment réduire la charge d’un projet avec la Smart Customisation

En concevant intelligemment la phase d’offre (Smart Customisation), cette communication chaotique disparait. Non seulement vos projets se déroulent mieux, mais vos employés, l'entreprise et vos clients en profitent également.

Là où les ennuis commencent

Dans la plupart des entreprises, le client et les commerciaux participent souvent ensemble à la première phase. Ils développent des idées et fournissent au département d'ingénierie leur proposition de projet et des éléments supplémentaires élaborés sur papier, oralement ou par e-mail.

Comme l'information est transmise de manière dispersée, les ingénieurs perdent inutilement beaucoup de temps à rassembler toutes les informations. De plus, les départements engineering et sales n'utilisent pas toujours les mêmes termes, les délais sont trop serrés pour faire changer le client de position et les commerciaux manquent souvent de connaissances techniques.

Par conséquent, la livraison promise devient irréaliste pour le client. Ce n'est naturellement pas une bonne nouvelle à apporter au client, le niveau de stress de vos employés monte alors d’un cran. Et bien sûr, le grand perdant est le client lui-même.

La communication entre le service commercial et le service ingénierie n'est pas toujours fluide.

Ce que la standardisation peut faire pour votre entreprise

La communication peut être considérablement améliorée si vous commencez à travailler au sein de votre entreprise avec des modules prédéfinis, ou des macros comme nous les appelons également chez EPLAN.

Ces modules sont définis à l'avance par l'ingénierie, en concertation avec les commerciaux. Grâce à ces modules, les départements sales et engineering savent toujours exactement de quoi il est question et s’assurent qu'une conception est techniquement réalisable. Grâce à ces modules clairs, il est également plus facile pour les commerciaux de vendre un projet.

À chaque fonction peut correspondre un prix fixe, de sorte que les commerciaux peuvent faire des offres rapidement et facilement. Grâce à ces modules, le département engineering peut rapidement concevoir un concept de base et le développer ensuite davantage.

Grâce à cette standardisation, les commerciaux savent ce qu'ils doivent et peuvent vendre, et le département engineering sait exactement quoi faire. Cela signifie moins de temps perdu et des délais plus réalisables. De ce fait, la charge de travail est réduite et vos employés - mais aussi vos clients – en sont plus contents.

Découvrez tous les avantages pour vos collaborateurs et votre entreprise

Est-ce que ce qui précède semble déjà être une grande amélioration de votre culture de travail ? Nous avons alors de bonnes nouvelles pour vous, parce que ce n'est pas tout. Ci-dessous, nous énumérons tous les avantages d'une approche Smart Customisation :

• Une meilleure relation entre les commerciaux et le client : les devis sont plus réalistes/techniquement réalisables, les estimations des délais de livraison sont correctes, les projets se déroulent mieux, les changements peuvent être plus facilement intégrés, etc.
• Plus de temps pour les tâches importantes : l'amélioration de la communication signifie que beaucoup moins de problèmes doivent être résolus et que du temps est libéré pour les tâches qui sont vraiment utiles. Par exemple, vos account managers peuvent passer plus de temps à trouver de nouveaux clients et à les rencontrer.
• Un temps de familiarisation plus rapide pour les nouveaux employés : les processus étant plus simples, un account manager peut se mettre plus rapidement au travail.
• Faciliter la recherche de nouveaux ingénieurs : parce que les informations se trouvent dans les processus, les systèmes et les modules, moins de connaissances spécifiques sont nécessaires pour la fonction et vous pouvez ainsi élargir votre rayon de recherche.
• Les modules structurent le processus de travail dans l'entreprise : ils facilitent le travail des nouveaux employés dans l'entreprise.
• Le partage des connaissances est plus simple parce que les connaissances se trouvent dans les modules. Les nouveaux employés n'ont pas besoin de comprendre les éléments constitutifs jusque dans les moindres détails pour pouvoir travailler, de sorte qu'ils travaillent de manière autonome plus rapidement. Cela réduit la charge de travail des nouveaux et actuels employés.
• Une meilleure relation entre les commerciaux et l'ingénierie : il y a moins de frustration parce que les commerciaux ne promettent pas des choses qui ne sont pas réalisables. Comme les deux départements ont défini ensemble les composantes de base, la communication mutuelle s'améliore considérablement.
• Délai d'exécution plus rapide : les modifications peuvent être traitées plus facilement par les ingénieurs. De plus, grâce aux modules standardisés, l'ingénierie ne part pas de zéro pour un nouveau projet. Cela lui permet d’être plus concentré sur les détails.

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